签到完成以后,嘉宾并不会自动找到位置。很多活动入口看起来已经处理完了,结果人群堵在会场门口:有人问桌号,有人找熟人,有人让工作人员帮忙拍签到墙,还有人已经坐错了区域。
热搜里“奚梦瑶晒婚礼照片”“陈妍希六一晒孩子照片”这类内容之所以有人看,是因为画面感强。商会年会也一样,入场阶段如果安排得好,嘉宾愿意拍照、停留、交流;如果安排不好,大家只想快点找座位。
活动前,签到和入场最好一起设计。签到后是否显示桌号,是否有区域指引,是否需要给嘉宾发胸牌或资料袋,签到墙放在入口左侧还是舞台大屏,这些都要提前定。不要把签到台、合影区、资料领取处挤在同一个小口子。
活动中,工作人员要分工。一个人负责扫码核验,一个人负责补签,一个人负责指引入场。大屏可以先显示签到墙或欢迎画面,嘉宾看到单位名称上墙,会更愿意停留几秒。淘气互动在这里可以轻轻带出签到墙效果,让入场不只是“走进去”,而是有一个被欢迎的反馈。
会后看似和入场没关系,其实也有关。签到数据能不能对应座位表,迟到人员有没有记录,重要嘉宾有没有到场,这些都会影响后面复盘。
签到到入场这一段不用花哨,路线清楚、反馈及时、工作人员少翻表,现场就会顺。