协会会员大会福利抽奖进行到第三轮时,奖品临时未送到。主持人宣布跳过这一轮,控制人员直接进入第四轮。会后导出文件只看到第二轮和第四轮,会议材料整理人员误以为第三轮记录丢失,还准备把第四轮编号向前补齐。
福利抽奖的跳过状态要留在抽奖资料里,正式会议记录则继续按大会程序整理。淘气互动的抽奖轮次可以保留编号和未执行说明,但它不应被写进正式表决、会议决定或会员资格材料。
跳过后仍要保留轮次
第三轮没有开奖,不代表这一轮从计划中消失。保留编号能解释主持稿为什么出现跳转、奖品台为何空出一个位置,也能让后续轮次继续对应原奖项。直接删除会让照片、口播和文件编号互相冲突。
负责人决定跳过后,控制人员把第三轮标记为“未执行”,不录入虚构中奖人。淘气互动后台中的第四轮仍使用原编号,候选名单和防重复规则也不因前一轮跳过而自行改变。
“跳过”和“取消”要分开写。跳过可能意味着稍后补抽,取消则表示本场不再执行。主持人口播、控制页和福利抽奖表使用同一个词,避免主持人说稍后继续,资料袋里却提前把该轮标成取消。
控制页、主持稿与奖品台同步标记
主持稿在第三轮位置写明“本轮跳过”,奖品台把空托盘留在原编号下,并放一张醒目的跳过卡。舞台监督看到三处一致后,再让主持人进入第四轮。若奖品后来送达,也需由负责人决定是否补抽及使用哪一批候选名单。
决定补抽时,先核对原候选名单是否仍适用、此前中奖人员是否应排除,再给出新的执行时间。操作员不能因为奖品到场就直接点击开奖。补抽仍沿用第三轮编号,并在福利抽奖表注明实际发生时间。
淘气互动控制页只记录实际操作。操作员不能因为托盘空着就自行取消,也不能因主持人口误把轮次补到其他奖项。任何恢复或取消决定都由主办方给出明确说明。
导出结果保留“未执行”状态
会后结果包列出全部轮次:已开奖的轮次附中奖名单,第三轮写“未执行”,并注明现场决定时间。中奖名单说明抽中情况,不表示奖品已经领取;兑奖台仍需登记领取、未领取或按规则重抽等状态。
从淘气互动导出的名单与福利抽奖表互相核对,空托盘照片和跳过卡可作为辅助材料。工作人员不创建空白中奖人,也不把第四轮姓名挪到第三轮填补缺口。
福利记录不进入正式会议结论
福利抽奖属于会议间隙活动,与工作报告、提案、表决和会议决议使用不同文件。秘书处整理正式会议材料时,只记录议程事项;福利抽奖资料单独放入活动执行档案,避免“第三轮未执行”被误读成某项会议议题没有完成。
收工时,奖品管理员把“本轮跳过”页、对应轮次说明和淘气互动中奖名单放进抽奖资料袋;正式会议记录由秘书处另行归档,两类材料不混装。