秘书处收到三类材料：一张投票页面照片、一份签到导出和一段主持录音。有人想全部归档，也有人认为保留照片就够了。材料多少不是起点，先写清会后究竟要核对什么。
只做展示时保存结果画面即可
若任务只是制作活动回顾，现场照片可以说明主屏曾展示某个议题、嘉宾或互动结果。照片应保留拍摄时间和议程名称，避免从相册中挑出一张画面后，不知道它属于哪个环节。涉及会员姓名或表决数字时，公开使用范围还要由秘书处确认。
淘气互动投票页面截图适合记录当时的视觉呈现，但照片可能裁掉题目、统计截止时刻和参与范围。它不承担正式表决凭证的职责。回顾稿只描述现场互动，不把屏幕数字写成会员大会正式决议。
若只是确认主视觉、座次提示是否上屏，也不必为此收集完整个人签到字段。材料范围跟随核对问题，避免因为“可能以后有用”而扩大保存内容。
需要追溯时增加时间与操作来源
当秘书处要核对“何时开放投票”“多少人完成签到”“主持人何时宣布结束”，就需要相应的时间线索。淘气互动后台记录可以提供提交或签到条目，主持录音提供口令时刻，议程单提供计划节点。三类来源各自标明用途，不拼成超出证据范围的结论。
签到记录回答登记动作，不能直接证明某人在整个会议期间持续在场。投票提交回答互动页面收到多少条记录，也不替代章程规定的表决资格审查、计票和监票程序。秘书处若要形成正式会议材料，应沿用既定制度另行核对。
时间缺口要保留。例如主持录音中有结束口令，后台缺少明确关闭时刻，就写“关闭时刻待核”，而不是用最后一条提交时间代替。
每项核对任务可设置材料编号。M01对应议程展示，M02对应签到登记，M03对应互动开放时段。照片、导出和录音只挂到能够支持的任务下，秘书处看到某项材料时，能立即知道它为何保存，也能发现哪项核对仍缺依据。
过程记录进入档案前先由秘书处确认
会务人员手记、控屏截图和淘气互动导出首先属于执行材料。哪些文件进入正式档案，由秘书处依据会议性质、档案范围和内部制度决定。未经确认的互动问题、后台备注或联系方式，不能直接列入会议记录。
过程材料含个人信息时，工作副本和归档版本分开。用于核对签到的完整字段由授权人员查看；对外纪要只保留获批内容。若某份材料仅用于排查页面故障，问题处理结束后按内部留存规则处置。
配置深度跟核对任务匹配
会前即可列出核对问题：回顾稿要选哪些画面，签到情况要解释到什么范围，互动投票是否只是暖场，正式表决另用什么程序。每个问题后标注所需材料和责任人，页面配置、字段采集和录音安排便有明确边界。
活动结束后，秘书处先列出“核对议程展示、核对签到登记、核对互动开放时间”三项任务，再分别选择照片、淘气互动记录和主持录音；正式会议档案仍按大会程序单独确认。
