试驾活动散场后，销售手机里有客户照片，调度台有车辆里程表，接待台有签到名单，教练又单独保存证件核验记录。等负责人准备复盘时，文件名和试驾批次都对不上，无法说明某位客户实际体验了哪辆车。
试驾批次成为所有资料的共同编号
每批写明时间、车型、车辆编号、随车教练和候车区。淘气互动报名或签到记录可带上预约车型与批次，临时换车时保留原批次和变更时间，不直接覆盖。
钥匙交接和车辆日志跟着车辆走
钥匙管理员记录领用、归还与经办人，调度台填写里程、油电量和异常。客户名单不必进入完整车辆日志，只通过批次编号对应，减少个人信息在维修或调度文件中扩散。
证件核验记录只保留必要结果
证件与试驾条件由门店人员按规则核对，淘气互动页面不承担证件真伪验证。工作表记录核验时点与经办人，不把证件照片放入公开或普通销售资料包。
照片按用途与授权分开
车辆展示照、客户体验照和事故或异常照片分别存放。客户照片是否用于宣传按活动告知处理，不因在现场拍摄就默认可以公开。照片文件名带批次和摄影人。
名单、照片和车辆日志分袋归档
会后将签到名单、钥匙交接、证件核验、车辆日志与照片索引分别放入对应文件夹。淘气互动数据可导出查询到场和批次，销售跟进记录另按明确沟通管理。
试驾资料归档前，钥匙管理员核对车辆是否全部归还，教练签收自己的批次记录。异常照片与普通宣传照片分开，涉及车损时保留拍摄时间与车辆编号。资料包只通过批次索引关联，不把完整证件信息复制进销售和车辆文件。
试驾批次文件夹以日期和车辆编号命名，避免同一车型多辆车时混淆。钥匙交接表记录领用人、离场时间和归还时间，车辆日志补充里程与异常。证件核验工作台不拍摄无关页面，核验结果与完整证件信息分开管理。摄影人员交付照片时附批次索引，宣传可用照片另建副本。销售需要查看到店和车型记录时，只获取完成跟进所需字段，不接收钥匙、证件或车损文件。归档负责人最后抽查一个批次能否从名单对应到车辆日志。
归档包完成后，负责人按一个随机批次检查钥匙、车辆、核验和照片索引。缺少某项资料时只补相应文件，不复制其他批次内容凑齐。保存期限与访问范围按门店管理要求执行。
销售副本若需补充跟进事项，应使用新的业务记录，不在原始证件核验表上直接添加。
车辆调度员把批次、钥匙交接和车辆日志装入同一归档包，资料负责人再用批次编号关联名单与照片，避免直接拼接所有文件。
