员工报名、家属同行、嘉宾邀请和供应商名单同时进入后台，行政人员还没审核完，大屏欢迎页已经读取全部姓名。被退回的信息也出现在现场查询中，入口只能临时打电话确认。
报名字段按人员类型设置
员工、家属、嘉宾和工作人员所需字段不同，不必共用一张长表。淘气互动报名记录用于会务整理，是否通过、是否携带同行人和座区安排由行政人员按规则确认。
审核状态只服务岗位查询
入口看到确认状态与必要备注，控屏只拿到公开展示副本，礼品台使用领取名单。附件和完整联系方式不进入大屏。名单更新时间写进各副本，旧截图及时回收。
退回与补充保留批次
缺项由审核员说明需补内容，新附件按提交批次保存，同名文件不覆盖历史。淘气互动后台记录便于查找提交，但材料是否符合要求仍由审核员核对。
大屏节点等名单稳定后开放
签到高峰可展示已确认欢迎名单，正式节目开始后切回主视觉。临时新增人员由负责人确认后再决定是否上屏，不以现场扫码成功替代审核。
会后保留原报名、审核变更、最终签到和公开展示版本。复盘统计退回原因、入口异常和版本更新时间，不把报名总数写成实际到场。
年会开门前，行政、入口和控屏分别读回确认人数、名单时间和页面范围，三项一致再撤下测试名单。
审核临近截止时，行政人员每日导出待处理清单，按缺项类型安排核对，不在多个群里收附件。大屏联排使用仿真名单，避免真实员工和家属信息留在测试设备。活动结束后清理控屏电脑缓存，公开照片与完整报名文件分开保存。
企业年会将员工、家属同行、嘉宾和供应商分开报名，审核员按各自规则核对，入口只看到当前确认状态与必要备注。家属临时增加时，行政人员更新同行关系和座位，不让接待员在主队列直接修改。控屏使用公开展示副本，只保留确认姓名或部门简称，附件、手机号和审核说明不进入大屏。联排阶段全部使用仿真名单，测试通过后清理测试账号、排名、截图和设备缓存。名单更新较晚时，入口电脑刷新并读回更新时间，旧纸表和桌牌同时撤换。会后保留原报名、审核批次、签到结果与公开版，复盘退回原因和入口异常。 家属同行名单与员工主记录保持关联，临时取消同行时更新座位和餐饮数量，但不删除原报名。测试电脑结束联排后清理缓存与下载文件，正式页面重新登录确认账号。会后公开照片与完整报名表分开保存，供应商也只接收完成任务所需副本。 行政人员在归档前核对家属关联和审核批次，确保公开副本没有残留测试姓名。 清理结果由行政人员确认。
联排结束后清理测试名单和测试截图，正式页面只读取已确认副本。
