会员大会属于流程严谨的正式会议,留言上墙可以收集参会代表的想法诉求,丰富现场交互形式,但并不是所有会员大会场景都适合启用该功能,判断是否选用留言上墙,要优先考量参会人员的参与方式以及会场真实人员动线。部分会员大会参会代表需要全程专注审议议题,人员大多端坐席位,较少拿出手机操作;还有部分场次代表来回走动、进出会场,人员动线杂乱,如果贸然开启留言上墙,会出现留言质量参差不齐,无效信息过多,还会分散参会代表对于正式议题的注意力。淘气互动对接众多协会会员大会项目时提出,留言上墙启用前,要结合现场人员状态做评估,同时配套主持口播引导以及人工整理的动作,不能开启功能之后就放任不管。
如果确定选用留言上墙,要明确仅支持微信扫码参与,在会前通过主持口播讲清留言上墙的使用范围,划定留言内容的大致方向,引导参会代表围绕本次大会议题输出内容。留言上墙适合放在议题研讨、意见征集的间隙时段,不适合放在宣读报告、表决审议的核心流程当中。大屏调出上墙页面之后,主持人持续做好口播提示,现场安排工作人员做人工整理,肉眼甄别大屏滚动展示的留言内容,遇到不合适的内容及时给到控屏人员信号做处理。淘气互动提醒,不要在代表大量进出会场、人员动线混乱的阶段开启留言上墙,此时参会人员心思不在会议议题上,很难产出有效参考留言。工作人员用纸笔纸质记录留言上墙开启时段、现场大致参与状态,全部记录为人工肉眼观察所得。留言征集环节结束之后,及时切回会员大会主视觉页面,回归正式会议议程。
会员大会的核心任务是完成各项既定会议事项,留言上墙只是补充交互手段,不能喧宾夺主。忽略参与条件与现场人员动线,盲目启用留言上墙,不仅无法收集有效意见,还会干扰会议正常推进。结合现场实际情况判断是否启用,配合主持口播引导、现场人工整理,同步纸质登记现场实况。合理使用留言上墙,才可以真正收集参会代表的真实想法,为会员大会增添良性的互动渠道,同时守住正式会议的严谨基调。