会议论坛参会人数不好统计，往往不是现场工作人员不认真，而是报名和签到没有连在一起。论坛通常有主论坛、分论坛、嘉宾席、媒体席，参会人员来源又比较杂，如果只靠纸质名单和人工划勾，上午看着还清楚，到了午后补签、换人、临时到场一多，人数就很难说准。
主办方可以先从报名表开始整理信息。报名时不要只收姓名和电话，最好把单位、职务、参会身份、参与场次一起设置好。需要审核的嘉宾先进入待确认名单，确认后再进入正式签到名单，这样现场签到时才不会出现大量“查不到人”的情况。
签到口要尽量减少人工判断。参会人扫码后完成签到，工作人员只需要处理少数异常情况，比如换手机号、临时新增、嘉宾代签到等。大屏签到墙可以放在会场入口或主会场侧屏，嘉宾进场后能看到自己的名字或单位出现，现场会更有参与感，也更容易把人引导到会议状态里。
论坛中间还可以安排提问、投票或话题互动。很多活动不是没人参与，而是前面没有把气氛带起来。淘气互动可以把报名、签到墙、大屏互动和数据统计放在同一个流程里，主办方随时能看到报名人数、已签到人数、未到人数。
会后整理报告时，实际到场名单、签到时间和互动参与情况都能导出。这样参会人数不再靠回忆估算，会议纪要、资料补发、客户跟进也都有依据。
