会员大会从正式议程进入互动环节时,最容易出现节奏断层。前面还在听工作报告、财务说明或理事会发言,突然让大家扫码投票、抽奖或提交建议,如果没有提前铺垫,现场往往会有一阵混乱。有人不知道扫哪个码,有人不清楚自己有没有参与资格,主持人也要反复解释规则。
要让会员大会从议程进入互动更顺,先要把人员范围定清楚。会员大会一般会有理事会员、普通会员、特邀嘉宾、工作人员、合作单位等不同身份。不同人是否参与投票、是否进入抽奖、是否能提交议案反馈,都要在活动前确定。用淘气互动导入会员名单时,可以提前按身份和会员类型分组,后面进入互动时就不需要现场筛选。
议程节点也要提前安排。会员大会不是任何时候都适合互动。比较合适的位置,一般是报告结束后、议题审议前后、表彰环节之后或会议尾声。比如会长报告结束后,可以设置议题反馈;优秀会员表彰后,可以设置祝福留言;会议接近结束时,再安排会员抽奖或满意度问卷。每个互动都要有它对应的内容背景,而不是突然出现。
大屏节点要和主持人口播对应。正式议程阶段,大屏可以展示会议主题、议程、发言人信息;进入互动前,大屏先切出二维码和规则;互动过程中展示结果或留言;结束后再回到会议主视觉。淘气互动可以提前配置签到墙、投票、问卷、抽奖等页面,现场按流程切换,减少工作人员临时找页面的情况。
互动规则要写得简单。会员大会的参会人群年龄和使用习惯可能不一致,所以扫码参与流程不要太复杂。主持人可以提前说明:“本环节仅限已签到会员参与”“每人可提交一次建议”“抽奖范围为现场已签到会员”。后台则按照规则控制参与范围,避免现场解释和争议。
活动结束后,互动数据还要能用于复盘。通过淘气互动导出的签到数据、投票结果、问卷反馈、中奖名单,可以帮助主办方整理会议纪要和会员意见。会员大会的互动不是为了热闹一下,而是让会员在关键节点有表达、有参与、有记录。人员和大屏节点提前定好,议程切进互动就不会显得突兀。