发布会开场前，大屏欢迎名单仍有未确认媒体，接待台却使用更新后的嘉宾表。临时新增人员只出现在聊天截图里，主持人拿到的称谓又是第三个版本。名单管理的重点是让各岗位使用适合自己的确认版本。
先把名单按任务拆开
嘉宾、媒体、客户、工作人员和供应商字段不同。主名单由负责人维护，接待副本用于查询，控屏副本只留公开姓名与单位简称。淘气互动报名数据可作为整理来源，身份和出席范围由会务人员核对。
大屏只展示已确认内容
欢迎页不直接读取完整报名表。嘉宾称谓、媒体名称和新品保密场次先确认，再进入页面。手机号、证件和业务备注不公开；签到墙出现姓名也不表示已经完成其他审核。
临时变化同步到物料
取消、替换和新增分别记录时间。名单管理员更新后，接待台刷新，礼仪更换桌牌，主持人改提词卡，控屏人员预览新页面。旧纸表和截图回收，避免继续流转。
名单异常转到固定岗位
同名、单位变更或未报名到场者不在主队列讨论。入口提交核对请求，由负责人决定处理方式。淘气互动查询页面只提供会务线索，现场安排仍按主办方规则执行。
四类名单各有自己的使用版本
嘉宾名单包含称谓、上台顺序和座位，媒体名单关注机构、采访场次与资料领取，客户名单服务接待和分区，工作人员名单则用于证件与岗位。名单管理员维护一份主表，再分别生成接待、礼仪、媒体台和控屏副本；大屏副本只保留确认可公开的姓名与单位简称。临时新增媒体时，媒体台提交机构与场次，负责人核对后更新对应副本，不把客户表一起重发。嘉宾换序则同时修改主持稿、候场表、桌牌和页面，旧纸表收回并盖上作废标记。每份文件名写明日期、时间和用途，接班人员先读回当前版本。会后保留主表、变更单与公开展示版，完整联系方式只进入有相应用途的受控文件。 新品资料台还应拿到按场次整理的领取名单，媒体场材料不能因姓名相同发给客户场来宾。临时取消人员在主表保留状态，公开页面撤下姓名，桌牌与礼品也同步回收。换班时，接待员用一名临时新增人员测试查询，礼仪用一名换序嘉宾测试座次，确认副本确实更新。散场后由名单管理员收回打印件，记录哪些文件需要销毁、哪些作为会务记录保存。 若会后需要发送资料，接收名单从确认副本生成，不从公开签到墙复制姓名，发送结果另由资料负责人登记。
发布会开门前，名单管理员让媒体口、嘉宾台和客户入口逐一读回版本时间，工作人员名单另由会务负责人签收；旧截图、旧纸表和测试名单当场回收，不再进入入口电脑。
