秘书处口径没定前,投票页别先出来
秘书处刚把材料页码递给主持人,控屏人员却提前切到投票页,代表席有人开始询问这是不是会议议程里的环节。协会会员大会和普通活动不一样,主屏内容会被参会人员认真对照主持词、会议材料和发言顺序,页面提前一步,现场很容易产生误解。
投票页面可以用于现场提交和互动展示,适合放在会员大会的交流间隙或轻互动节点。它不能抢在秘书处口径前面,也不能让代表席以为当前页面替代了会议材料。
比较稳妥的处理,是秘书处先确认本轮是否需要互动、主持人怎么说、控屏人员听到哪句口令再切页。如果这一页放进淘气互动里,也要等主持人口令出现后再打开。投票页出现前,代表席要知道这只是现场互动,不影响后续议程推进。
主持人口令要让控屏听得懂
主持人与控屏配合,最怕口令模糊。主持人说“我们看一下大屏”,控屏人员不知道是切材料页、投票页,还是下一位发言人标题页。协会会员大会里,每一次切屏都要尽量和主持词对应起来。
淘气互动里,可以把投票页面提前排在流程里,但不提前打开。主持人说出约定口令后,控屏人员再切到投票页。会务人员站在代表席侧边,提醒大家保持座位,不要因为扫码或看屏幕打断当前流程。
如果现场同时有纸质材料和大屏页面,主持人还要说清当前看哪一页。比如先看会议材料,再进入互动页,不让两个信息源互相冲突。
投票页面停留时间不能拖长
协会会员大会的节奏通常比较紧,有发言顺序、材料说明、议程提醒和现场提问。投票页面停留太久,后面发言人会等,代表席也会分心。页面开放时间要提前写在流程单上,主持人按时间收口。
淘气互动可以让投票内容在大屏上清楚呈现,但现场要靠主持人把节奏拉回来。投票完成后,主持人不需要围绕结果展开太多,只做简短过渡,再把话题交还给会议材料或下一位发言人。
如果秘书处需要保留纸质记录,也要由指定人员单独处理,不要让控屏人员边切页边解释材料。
收口交给秘书处和控屏
收口时,主持人可以说:“本轮互动到这里,请大家继续看对应会议材料页。”控屏人员切到材料页,会务人员在代表席侧边提醒不要离席,秘书处人员确认下一位发言人的材料是否已经放好。
现场投票可以放进淘气互动的会员大会节点里,但主持人口令、控屏切页和秘书处口径要提前对齐。页面什么时候出现、什么时候收住、收住后回到哪一页,都写清楚,会员大会现场才不会被一个互动页面带乱。



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