纸质材料没人接,大屏再清楚也会乱

协会会员大会现场常常会有材料领取、纸质表单接收、座区询问和会务说明。如果这些动作没有固定位置,参会人员就会拿着材料到处问,甚至围到控屏台前。大屏虽然能显示大会主题,但现场承接没人负责,流程还是会乱。

协会会员大会的大屏流程要先排主视觉,再把纸质表单接收放到会务台。淘气互动支持首页、签到、上墙、3D签到、泡泡签到和霸屏上墙等功能,可以用于入场欢迎和大会主视觉承接,但纸质表单不是大屏页面能替代的动作。

主视觉先显示大会信息

大会开始前,大屏可以先显示协会会员大会名称、主题和议程提示。淘气互动的首页适合承接这一类主视觉。参会人员进场后,抬头能看到当前活动是什么,现场秩序会更稳。

如果需要入场氛围,可以短时间使用签到墙或欢迎展示。但不建议把纸质表单说明、材料领取说明、座区说明全部堆在屏幕上。信息太多,反而没人看清。会务台应该负责这些具体问题。

会务台要放在入口侧边

纸质表单接收、材料领取、座区询问,最好集中在入口侧边的会务台。工作人员负责接收纸质表单、发放资料、解释座区,不要让参会人员穿过会场去问控屏人员。控屏人员只负责页面稳定和切换。

主持人开场前,控屏人员把签到墙或提示页切回大会主题页。正式议程开始后,大屏不再停留在入场页面,而是服务大会主流程。淘气互动页面承接视觉,工作人员承接纸质动作,现场会更有序。

纸质登记不要和主屏混在一起

协会会员大会的大屏流程里,纸质登记要放在会务台或侧台。主屏先显示大会主视觉,现场需要登记时由工作人员引导到固定位置。控屏人员不要用页面解释登记规则,避免影响主持人推进下一项议程。

工作人员分工不要压到控屏台

会前先把关键物料摆清楚,会议材料、座区牌和纸质表单最好在观众进场前就放到入口、侧台或资料区。主持人口播负责把当前动作讲明白,会务人员、入口人员和控屏人员负责把前排、后排和侧区的提醒接上。台下知道这一页为什么出现,页面结束后也能顺着入场阶段、议程开始前、材料收取后回到既定流程。

本轮画面收住后,控屏人员把主屏带回协会会员大会主题页或议程页。会务台和纸质登记处负责把纸质材料、领取说明和现场问询接过去,主持人再进入下一项内容。台上、台下和侧台各自有动作,现场就能自然进入下一项安排。

正式议程开始后回到主题页

协会会员大会不是展会活动,不能一直停留在入场氛围。正式议程开始后,大屏要回到大会主题页或当前议程页。纸质表单和材料整理由会务人员继续处理,不需要占用主屏。

比较稳的收口是:大屏回到协会会员大会主题页,纸质表单和材料整理由会务人员继续处理。淘气互动把主视觉和签到展示用在合适位置,会务台把线下材料接住,整个大会流程会更稳。

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