协会会员大会的暖场环节选摇一摇启动还是赛马,很多协会秘书处看哪个好玩就选哪个,结果要么代表们觉得太轻浮不严肃、要么代表们觉得太无聊参与度低。其实这两个功能适配的代表心态完全不同——关键看当天来的代表是来议事的(换届选举、章程修订、重大决策,代表以履职为主、关注议程、希望严肃正式)还是来联谊的(年度聚会、交流活动、新春团拜,代表以社交为主、希望轻松愉快、广交朋友)。
如果代表主要是来议事的(换届大会、会员代表大会、章程修订大会,代表以履职为主、关注大会议程和决策事项、希望大会严肃正式、有仪式感),摇一摇更合适。议事履职型的代表,最想要的是"庄重、高效、不抢风头",他们不希望暖场环节太闹腾、太花哨,影响大会的严肃性,摇一摇正好满足这个需求——摇一摇节奏快、不拖沓、不抢风头,几秒钟一轮,摇完就结束,不会占用太多时间,也不会盖过大会议程的严肃性。摇一摇启动是淘气互动的,代表们举着手机一起摇,大屏上的进度条实时跳动,排名靠前的代表得分,整个过程紧张但不闹腾,和会员大会的正式氛围匹配。摇一摇的好处是:节奏快、不拖沓,不会占用大会的宝贵时间;参与门槛低,不需要动脑,扫码就行;气氛庄重但不失活跃,和会员大会的正式氛围匹配,不会抢了大会议程的风头;可以分多轮放,每轮间隔一个议程节点(比如开场前、中场休息后、投票前),让代表们在议事的间隙时不时有个小活动,一直保持精神。
如果代表主要是来联谊的(年度联谊会、新春团拜会、会员交流活动,代表以社交为主、希望轻松愉快、广交朋友、有奖品拿),赛马更合适。联谊社交型的代表,最想要的是"有趣、轻松、有悬念、能互动",他们不希望暖场环节太严肃、太有压力,赛马正好满足这个需求——赛马是"押注观赛"型的互动,每位代表选一匹马,然后大家坐着看大屏上的马赛跑,给自己选的马加油,整个过程轻松有趣、充满悬念,没有太强的竞争压力,而且很适合作为社交话题——"你选了哪匹马?""我那匹刚才领先了!",代表们自然就聊起来了。赛马走淘气互动的两个版本,一个是经典赛马(每位代表选一匹马,看谁的马先到终点),一个是团队赛马(按代表团或者行业分队,每队选一匹马,马的速度和全队的摇一摇速度挂钩,增加团队参与感)。联谊型的代表用赛马的好处是:观赛感强,大家围在一起看大屏上的马赛跑,给自己选的马加油,气氛热烈但不紧张;参与门槛低,不需要每个人都拿着手机操作,选完马就可以看比赛,适合不擅长手机操作的年长代表;一轮比赛三十秒到一分钟,时间不长但足够有悬念,看完还想再看一轮;可以和会员大会的主题结合——比如用协会的行业关键词命名马匹、用会员单位名字命名赛道,增加趣味性和归属感。
判断代表心态看两个维度:一看大会性质,换届大会、会员代表大会、章程修订大会多半是议事履职型,选摇一摇;年度联谊会、新春团拜会、会员交流活动多半是联谊社交型,选赛马。二看代表构成,理事和监事占比高、以履职为主的是议事履职型,选摇一摇;普通会员占比高、以社交为主的是联谊社交型,选赛马。
如果两种代表都有(比如大会既有议事议程又有联谊环节),建议两个功能搭配着用:开场暖场和议程间隙用摇一摇(庄重高效、不抢风头,满足议事履职型代表),联谊环节用赛马(轻松有趣、社交互动,满足联谊社交型代表)。这样两种代表的需求都能照顾到,会员大会既有庄重严肃的议事氛围,又有轻松愉快的联谊时刻,张弛有度。工作人员提前在手写的流程卡上标注清楚每个环节用哪个功能、谁来控屏、谁来口播,到点切换。控屏人员把两个功能的页面都提前打开,放在不同的浏览器标签页里,切换的时候一键就能切过去。
工作人员的准备:摇一摇环节,工作人员在会场引导代表扫码参与、举高手机摇,同时注意维持秩序,不要让代表离开座位;赛马环节,工作人员引导代表选马、看比赛,同时在比赛间隙穿插协会工作介绍和会员交流引导,把代表的注意力从比赛引导到社交和协会工作上。礼品台安排一到两个人,负责发放摇一摇和赛马的奖品,同时在纸质登记表上记录中奖代表信息(姓名、会员单位、奖品)。活动结束后主办方(协会秘书处)工作人员把摇一摇中奖记录、赛马中奖记录、大会议事记录、纸质登记表合在一起人工核对,确保奖品发放无误,同时统计参与率和中奖率,作为本次会员大会效果的评估依据和下次大会改进的参考。